Praxisratgeber
Von Excel zum Belegungsplan: aus flexiblen Zellen werden strukturierte Buchungen
Sinnvoll ist nicht, Tabellen aufzugeben, weil sie alt sind. Sinnvoll ist, den monatlichen Neuaufbau von Kalendern, Formeln und Konventionen zu beenden, sobald die tägliche Buchungsarbeit eine gemeinsame Struktur braucht.
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Echte Ansichten des Planners mit fiktiven Demodaten.
1. Beginnen Sie mit den künftigen Buchungen
Legen Sie zuerst Objekte, Einheiten und Kanäle an. Stehen Ihre Buchungen schon in einer Tabelle, speichern Sie sie als CSV und nutzen Sie im Planner „CSV importieren“: Sie ordnen Spalten, Einheiten und Kanäle einmal zu, prüfen die Vorschau (Fehler, Duplikate, Überschneidungen) und bestätigen. Importiert werden Buchungen, keine Zahlungen und keine Ausgaben. Oft genügt es, die künftigen Buchungen zu übernehmen und die alte Tabelle als Archiv zu behalten.
2. Freie Spalten durch feste Buchungsfelder ersetzen
Jede Buchung hält Zeitraum, Einheit, Kanal, Status, Betrag, Notizen und erfasste Zahlungen im selben Schema. Neue Teammitglieder müssen so nicht lernen, was jede Farbe oder Spalte bedeutet.
3. Einfache Fehler vom System abfangen lassen
Überschneiden sich zwei in MAXORI gespeicherte Buchungen auf derselben Einheit, wird das Speichern der zweiten blockiert. Buchungen, die nur bei einem Buchungsportal existieren, kennt der Planner nicht.
4. Formeln zum Monatsende durch Berichte ersetzen
Auslastung, ADR, RevPAR, Provisionen, Ausgaben und Betriebsgewinn kommen aus den erfassten Daten statt aus monatlich kopierten Formeln.
5. Excel weiter nutzen, wenn es die Aufgabe noch löst
Für eine einzelne Person mit wenigen Buchungen kann eine Tabelle genügen. Deshalb bietet MAXORI auch eine kostenlose Vorlage an. Der Planner lohnt sich, wenn gemeinsames Arbeiten, Fehlerkontrolle und Auswertung ständig Mehrarbeit erzeugen.
Bevor Sie wechseln
- Buchungen lassen sich aus einer CSV-Datei importieren (bis zu 500 pro Datei), mit Vorschau vor dem Bestätigen; Zahlungen und Ausgaben erfassen Sie danach im Planner.
- MAXORI gleicht keine Buchungsportale ab. Wenn die Automatisierung des Vertriebs das Hauptproblem ist, nutzen Sie einen Channel Manager.
Kann ich meine Tabelle importieren?
Ja, indem Sie sie als CSV speichern. Richten Sie Einheiten und Kanäle ein und nutzen Sie dann „CSV importieren“: Sie ordnen die Spalten zu, prüfen die Vorschau und bestätigen. Importiert werden Buchungen, keine Zahlungen und keine Ausgaben.
Verliere ich meine Buchungshistorie?
Nein. Behalten Sie die alte Datei als Archiv und starten Sie den Planner ab einem gewählten Datum.
Warum nicht einfach eine gemeinsame Google-Tabelle?
Feste Buchungsfelder, eine interne Überschneidungssperre und eingebaute Berichte verringern die Konventionen und Formeln, die Sie pflegen müssen.
Kann ich vorher eine kostenlose Buchungstabelle herunterladen?
Ja. Die XLSX-Vorlage steht ohne Registrierung bereit.
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